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Best und Worst Practice

E-Mail: das einfachste Medium – für Fehler

Man glaubt gar nicht, was manche, die sich Pressesprecher nennen, den Journalisten zumuten. Selbst wer sich Informationszentrum nennt, muss nicht unbedingt die einfachsten Grundregeln von Kommunikation beherrschen, selbst eine gut besetzte Pressestelle kommuniziert nicht immer professionell.

Da gibt es zum Beispiel die vielen Pressemitteilungen per E-Mail. Über 100 pro Tag flattern da ins Haus, selbst wenn man nur bescheiden vernetzt ist – alle sehen gleich aus, können zunächst als Alleinstellungsmerkmale nur die Sprache nutzen, denn im E-Mail-Programm des Empfängers erscheinen sie zunächst nur mit dem „Betreff“, je nach Einstellung vielleicht noch mit dem Absender. Das heißt: Auf Betreff und Absender kommt alles an.

Doch was erlebt der arme Journalist am Ende der Leitung? Zwei Pressemitteilungen heute fielen mir besonders auf: Eine von einem Informationszentrum in einer der großen deutschen Forschungsorganisationen: Ohne Betreff. Einfach nichts, noch nicht einmal die Mühe gemacht, den Journalisten zum Lesen der Mail zu bewegen.

Ganz abgesehen vom Absender: eine kryptische Abkürzung, die nicht einmal mit dem Namen des Instituts zusammenpasst. Nicht viel besser macht es (schon seit Jahren) ein großes Forschungszentrum einer anderen bedeutenden Wissenschaftsorganisation (ich nenne keine Namen, denn ich will niemanden anschwärzen): Pressemitteilungen werden von den persönlichen Mail-Adressen einzelner Mitarbeiter verschickt, als Absender erscheint ein unbekannter Name (der natürlich auch hin und wieder wechselt, von dem man auch nicht weiß ob es Praktikantin, Schreibkraft oder Pressesprecher/in ist). Wiedererkennungswert gleich null.

Kommunikation ist kompliziert, weil man sich nicht nur um den eigenen Kopf kümmern darf. Selbst bei einem so einfachen (aber wichtigem) Medium wie einer E-Mail.

1 Antwort auf „E-Mail: das einfachste Medium – für Fehler“

Sie haben völlig Recht: eine Pressemeldung ohne Betreff zu verschicken, ist sozusagen eine „Todsünde“, und ich kann mich nur für diesen Fehler, der mir da leider unterlaufen ist, entschuldigen.
Wir hatten die Möglichkeit diskutiert, eine weitere E-Mail mit Betreff und einer entsprechenden Entschuldigung zu versenden, haben uns dann aber dagegen entschieden, um unsere Adressaten nicht weiter zu belasten.
Wir werden in Zukunft sehr darauf achten, dass ein solcher Fehler nicht wieder vorkommt.

Dieser Kommentar erreichte mich vom Angesprochenen und soll – aus oben genannten Gründen – hier ohne Namen veröffentlicht werden.

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